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Fiche notaire
Comment faire une recherche dans les archives notariales
  • Historique succinct du notariat
Un notaire est un officier public qui reçoit et rédige les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent donner le caractère d'authenticité. Ces actes sont appelés « minutes ».
Il en assure la conservation et délivre les grosses et expéditions (copies). L'étude est le local dans lequel travaille le notaire. Par extension, le mot désigne également la charge et la clientèle. Le terme d'office, plus ancien, est aussi employé.

Sous l'Ancien Régime existent plusieurs catégories de notaires :

  • Les notaires royaux. Au milieu du XVIIIe siècle on en recense 194, mais en 1789, des instructions royales ont pour effet d'en réduire leur nombre. La compétence des notaires royaux s'exerce dans le ressort de la juridiction dont ils dépendent. En cas de suppression d'offices, les minutes sont obligatoirement déposées à l'étude la plus proche. Dans les autres cas elles sont conservées par le successeur.
  • Les notaires seigneuriaux. Au milieu du XVIIIe siècle, ils sont 177 et en 1789, il y en a encore 119.
    Ces notaires échappent au pouvoir royal et les créations d'offices se font au gré des nécessités financières des seigneurs. Pour disposer de revenus convenables, les notaires seigneuriaux cumulent souvent d'autres fonctions judiciaires comme greffier ou procureur fiscal. Les notaires commissaires à terrier sont chargés de rédiger et de dessiner les plans d'un terrier. En cas de démission ou décès du notaire seigneurial, tous les actes qu'il a passé sont remis au greffe du bailliage dont il dépend. Cette obligation est rarement respectée et le plus souvent les minutes restent entre les mains de la famille ou sont transmises, comme pour les notaires royaux, au successeur.
  • Les notaires apostoliques. De création très ancienne, ils existent certainement à Tours avant le XVIe siècle. Au XVIIe siècle, l'exercice de ces notaires est limité aux seules matières ecclésiastiques et leur activité est moins importante que celles des notaires royaux : le cumul des deux fonctions est donc fréquent. Les minutes des notaires apostoliques ont généralement disparu, excepté lorsque celui qui les rédige est également notaire royal : ces actes sont alors mêlés aux actes publics, et sont transmis au successeur.

La loi du 6 octobre 1791 crée un corps unique :  les notaires publics. Le texte définit pour chaque département le nombre et la résidence de ces notaires qui doivent être confirmés par décision du Corps législatif et le décret de la Convention nationale de l'an II déclare incompatible le cumul des fonctions de juge de paix et de notaire.

  • Le fonds des notaires aux Archives départementales d'Indre-et-Loire
Si un décret de 1926 a offert tout d'abord la possibilité aux notaires de déposer leurs minutes aux Archives départementales, la loi du 3 janvier 1979 sur les archives a rangé les minutes des officiers publics et ministériels au rang des archives publiques. Leur versement est devenu obligatoire lorsqu'elles ont plus de 75 ans.

En Indre-et-Loire, le premier dépôt a été effectué en mars 1896 par un notaire de Tours. Aujourd'hui, tous les minutiers antérieurs à 1900 sont conservés aux Centre des Archives historiques : ils comptent 63 études et représentent environ 3,850 km d'archives. Malheureusement quelques-uns ayant subi rongeurs, inondations, incendies ou bombardements du 18 juin 1940, ont totalement disparu. La minute la plus ancienne date de 1462.

Les minutes des notaires de Tours du XVe siècle ont été numérisées et sont consultables en ligne.

Depuis 2009, les minutes rédigées à partir de 1900 sont versées et conservées au Centre des Archives contemporaines. Actuellement, les notaires versent périodiquement le complément de leurs minutes de plus de 75 ans. Un index spécifique, par nom et par lieu de résidence, ainsi qu'une fiche de recherche sont disponibles pour cette partie du minutier, et régulièrement mis à jour. Des répertoires numériques par études sont réalisés au fur et à mesure du classement.

  • Le classement et les instruments de recherche
La cotation :

Le minutier des notaires comprend des cotes à 4 éléments. Dans la sous-série 3 E un numéro est affecté à chaque étude dans l'ordre chronologique du versement. Chaque liasse est ensuite cotée sous la forme 3 E n° d'étude/n° liasse. Si le même notaire ou son successeur procède à un versement complémentaire, les minutes prennent la suite du versement précédent et conservent donc la même cote.

L'inventaire détaillé :

La présentation de chaque notaire comprend sa qualification exacte, ses changements de résidence ou de fonction et les dates d'exercice. S'il y a risque de confusion (même nom et même prénom), les recherches dans les registres paroissiaux des dates de sépulture, et la comparaison des signatures permettent les distinctions. Les inventaires des minutes dont le classement est achevé sont tous consultables en ligne.

Les index des études :

Pour faciliter la recherche dans les inventaires, des index alphabétiques par nom et par résidence de notaires, avant et après 1900, ont été établis. Ils mentionnent les nom et prénoms de chaque notaire, le lieu de résidence, les dates extrêmes d'exercice, les cotes précises du fonds dans lequel ses minutes sont conservées et leur métrage linéaire.

Les index sont disponibles entre avant 1900 et après 1900.                                                

  • La forme des actes
Les brevets :

Ils sont des quittances de fermage, des obligations, certificats de vie, ou procurations délivrées en brevets, c'est-à-dire que le notaire n'en garde pas minute. Ces actes sont inscrits dans les répertoires mais ne figurent pas dans les liasses.

La grosse ou expédition est la copie de l'acte original :
Seul le notaire détenteur de la minute peut délivrer une grosse. Elle est le plus souvent faite sur parchemin (jusqu'au début du XIXe), à la différence des minutes qui sont toujours rédigées sur papier
Les répertoires :
La tenue du répertoire est obligatoire en double exemplaire depuis 1791. Dès janvier 1793 les notaires doivent, au cours des deux premiers mois de l'année, déposer un exemplaire du répertoire des actes reçus l'année précédente. Ces doubles se retrouvent classés en sous-séries 2 L et 8 U ; l'exemplaire du notaire est classé à la fin de l'étude. Il existe en Indre-et-Loire quelques répertoires plus anciens, notamment ceux de Jean Foucher, notaire royal à Tours au XVIe siècle.
Le papier timbré :
L'obligation du papier timbré au nom de la généralité date du 19 mars 1673.
Le contrôle des actes :
Il s'agit d'une formalité établie par Louis XIV en mars 1693. Tous les actes doivent être déclarés au bureau du contrôle le plus proche du lieu où ils sont passés, dans un délai de 15 jours. La mention de cet enregistrement figure à la fin des minutes avec la signature de l'agent du contrôle. Cette indication est précieuse lorsque la date de la minute manque ou lorsqu'il est difficile de savoir quel est le notaire qui a passé l'acte. En se reportant au registre du contrôle, on retrouve à la fois la date et aussi le nom du notaire qui a conservé la minute. Ces registres sont conservés dans la sous-série 2 C.
 
>> 2 C (XVIIe-XVIIIe s.) Répertoire numérique PDF
L'enregistrement et les hypothèques :

La loi du 19 décembre 1790 remplace le contrôle des actes pour la formalité de l'enregistrement. Tous les actes sont donc enregistrés dans la catégorie des actes civils publics. Il existe aussi des registres des actes sous signature privée, transcrits souvent en grande partie, où l'on rencontre des actes tels que des inventaires de meubles, contrats d'apprentissage, billets à ordre... qui n'avaient fait l'objet que d'un simple accord écrit entre deux parties. Les tables de l'enregistrement, en particulier les tables des testaments, des successions, des vendeurs et des acquéreurs simplifient les recherches dans les registres, qui sont consultables dans la sous-série 3 Q et des versements W pour la période postérieure à 1940. Les fonds sont conservés au Centre des Archives historiques, à Tours.
La conservation des hypothèques est créée sous la Révolution. Elle est chargée de tenir à jour et de transcrire tous les actes relatifs à des mutations de propriété. Les transcriptions sont littérales et complètes. Elles peuvent donc remplacer les actes lorsqu'ils ont disparu.

>> 3 Q (1800-1900) Répertoire numérique PDF

>> 3 Q supplément (1900-1940) Répertoire numérique PDF

>> Moteur de recherche simple dans les fonds contemporains (postérieurs à 1940)

  • La typologie des actes
Les actes notariés se répartissent en plusieurs catégories :

Les actes familiaux :

Ils ne représentent qu'une petite partie des minutes passées par un notaire. Ce sont :

  • les contrats de mariage et les donations entre époux auxquels il faut ajouter les consentements ou les oppositions à mariage qui se font aussi devant notaire.
  • les testaments (dont les olographes), les codicilles.
  • les règlements des successions : inventaire, liquidation, partage, vente de meubles...
  • les comptes de tutelles ou de curatelles. Les actes concernant les mineurs sont du ressort des tribunaux et sont conservés en série B.
  • les contrats d'apprentissage
Les actes concernant la propriété :

Ils représentent plus de la moitié des actes passés par les notaires de campagne et un tiers des actes des notaires urbains. Ce sont principalement des ventes d'immeubles. Il y a également les échanges, les partages autres que successoraux, les donations... Les procès-verbaux d'estimation de réparations ou de devis de travaux sont aussi passés devant notaire. Il existe aussi des actes concernant les biens mobiliers, comme des ventes de bois, d'animaux, de récoltes...
A la campagne, la majorité des actes concerne la gestion de la propriété et son exploitation par d'autres personnes que le propriétaire. On trouve donc de nombreux baux à ferme, baux à moitié, baux à sous-ferme, baux à cheptel (même s'il s'agit d'une unique vache). En ville les baux à loyer sont les plus importants.

Les actes de crédit :
C'est un aspect de l'activité du notaire souvent ignoré, dont le rôle a été essentiel jusque dans la première moitié du XIXe siècle, avant l'apparition des grandes banques. Mais ces actes, le plus souvent des quittances ou obligations délivrées en brevets, ne figurent plus dans le fonds lui-même.
Un autre domaine reste à exploiter, celui des rentes. La rente sous l'Ancien Régime est un moyen de placer son argent et d'en tirer un revenu. Dans les fonds des notaires l'on trouve ainsi des baux à rente, des titres de rente, des constitutions de rente, des ventes ou rachats de rente...
Les actes liés aux circonstances politiques :
Ils sont très faciles à définir pour l'Ancien Régime car ils sont liés aux droits féodaux. Le notaire commissaire à terrier passe surtout les actes relatifs aux droits dus au seigneur : aveux, déclarations féodales, déclarations de censives... mais le notaire royal peut passer des actes pour des communautés religieuses possédant des droits sur des immeubles et se comportant de ce fait comme des seigneurs. Les actes des assemblées d'habitants sont rédigés par les notaires à la sortie de la messe dominicale. Le notaire est souvent le syndic des communautés d'habitants et agit pour elles comme écrivain public.

A la Révolution, il est demandé aux notaires de brûler tous les actes ayant trait à des droits féodaux : certains notaires le firent, d'autres tardèrent à le faire et furent soupçonnés d'être hostiles à la Révolution, enfin certains ne s'occupèrent pas de trier leurs minutes. Ainsi, la conservation de ces actes est très inégale suivant la décision prise à l'époque par le notaire. Parfois les actes concernant les droits féodaux ont été simplement séparés des autres.Les guerres de l'Empire font apparaître de nouveaux actes. Les jeunes conscrits qui partent au service de la Patrie vont chez le notaire pour que soient établis des actes de dépôts de meubles ou de vêtements chez des amis ou parents avant leur départ. Les guerres incitent les parents de jeunes hommes à recourir au notaire pour établir des actes de notoriété où, grâce à la déclaration de plusieurs témoins, on apprend que le jeune homme n'est pas en état de prendre les armes : il est épileptique, bossu, etc.
Les actes divers :
Dans chaque fonds il y a toujours des actes inclassables dans l'une ou l'autre des catégories : à titre d'exemple, les procurations, souvent laissées en blanc et sur lesquelles il n'est pas toujours indiqué le but de la rédaction.
  • Quelles recherches dans les actes ?
A partir des actes notariés des recherches très variées peuvent être menées. Les principales sont :

Les recherches généalogiques
- le contrat de mariage permet le regroupement des deux familles dont le notaire prend soin de donner les noms des membres. Il est donc possible de connaître les collatéraux.
- dans les partages de succession, le notaire donne le nom, la résidence et parfois l'âge de tous les héritiers.
- les donations partages, les procurations données à un parent, les actes de notoriété, les inventaires après décès donnent aussi des renseignements précieux pour les généalogistes.

>> Comment faire une recherche généalogique 

Les recherches de propriété
A partir des origines de propriété indiquées dans les actes de vente, du moins à partir du XIXe siècle après la création du service des hypothèques, on peut suivre, en remontant dans le temps, les mutations foncières. Certains inventaires après décès, mais aussi les baux ou les partages peuvent aider à la recherche.

>> Guide « votre maison a une histoire » PDF

Les recherches historiques
La richesse des fonds notariés en fait une source privilégiée pour les étudiants en histoire. A partir des actes, des recherches d'histoire économique et sociale peuvent être menées sans difficulté.

  • Comment rechercher un acte ?
Pour effectuer des recherches dans les actes notariés, plusieurs procédures s'offrent à vous selon les informations dont vous disposez :

1. - Vous avez le nom du notaire (ex WALWEIN)
-  Recherchez dans l'index le nom du notaires et relevez la cote de l'étude dont dépend le notaire recherché
(ex. Me Walwein correspond à la cote 3 E 5/880-926)
-  Maintenant allez au n° 3


2. - Vous avez le lieu de résidence du notaire (ex. TOURS)
- Recherchez dans l'index alphabétique les résidences. Après avoir repéré le lieu recherché, listez le ou les notaires concernés par votre recherche. Notez la cote de l'étude correspondante.
(ex. Tours, recherché éventuellement un nom ou une période :
Tours, Walwein, 1826-1835, la cote est 3 E 5/880-926).
- Maintenant allez au n° 3


3. - Vous connaissez la cote de l'étude et les numéros de liasses correspondant à l'exercice du notaire recherché (ex. 3 E 5/880-926, soit Tours, Me Walwein, 1826-1835) et vous recherchez un acte du 29 octobre 1830
-  Consultez l'inventaire détaillé.
-  La cote de la liasse à consulter est : 3 E 5/904   correspondant à septembre-octobre 1830

Chiffres clés

- Minute la plus ancienne :  mai 1462,
Me DESURLOYRE, notaire royal à Tours
- Minutes les plus récentes : année 1937
- Nombre d'études : 63
- Nombre total de liasses : plus de 45 300

- Métrage total : près de 4500 mètres linéaires (dont 97 % classés)


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